24 juni 2016 – Niek Timmermans, adviseur bij van Spronsen & Partners horeca – advies, blogt over het zorgen voor eenvoud en duidelijkheid op het gebied van je cijfers. Cijfers zijn heel simpel maar het moeilijkst wat er is zijn simpele cijfers. Hij geeft 3 stappen waarmee je meer inzicht in je cijfers krijgt.

In dit vak zit ik vaak en met veel verschillende horecaondernemers om tafel om plannen te bespreken. Of het nu gaat om bedrijfsdoorlichtingen van bedrijven in zwaar weer of om goedlopende bedrijven met overname- en/of uitbreidingsplannen, de bestaande bedrijfsvoering is in veel van die gesprekken een aandachtspunt. Ik stel dan een aantal vragen over omzet, ontwikkeling van de omzet, kostenposten en het resultaat. De jaaromzet zit vaak wel in het cachegeheugen, maar vaker dan ik zou willen krijg ik na een vraag of drie à vier het antwoord “Ik ben niet zo goed met cijfers”.

Ik begrijp dat de passie van een horecaondernemer niet in de cijfers ligt. Je wilt je creativiteit kwijt in bereiding van gerechten of je passie ligt in het verzorgen van een fijne avond. Cijfers zijn dan een noodzakelijke bijkomstigheid. Om de continuïteit van de onderneming te waarborgen zijn ze echter wel van levensbelang. De cijfers moeten goed zijn, zodat jij kunt blijven doen wat je leuk vindt. Dat je niet goed bent met cijfers is natuurlijk geen vrijbrief om ze links te laten liggen en éénmaal per jaar op de jaarrekening te constateren of het een goed jaar is geweest of niet.

Het belangrijkste van de cijfers is misschien wel dat je er ook helemaal niet goed mee hoeft te zijn. Er is namelijk helemaal geen opleiding tot registeraccountant nodig om twee getallen met elkaar te kunnen vergelijken. Zorg gewoon voor eenvoud en duidelijkheid. Cijfers zijn heel simpel, maar het moeilijkst wat er is zijn simpele cijfers. Drie stappen naar meer inzicht:

1. Zorg voor een begroting: maak een prognose van omzet en van de voornaamste kostenposten; inkoop, personeel, huisvesting, verkoop, algemeen en kapitaallasten. Begin met de jaarprognose om die, op basis van de seizoen spreiding, vervolgens te verdelen naar de maanden. Gebruik de cijfers van vorig jaar voor input en zorg onderaan de streep voor positief resultaat (das logisch toch?).
2. Zorg voor maandcijfers. Of u nu zelf de administratie voert of deze werkzaamheden uitbesteed, zorg ervoor dat u maandcijfers krijgt. De rapportage over de cijfers moet uiteraard net zo ingericht zijn als de begroting.
3. Vergelijk telkens twee getallen. Is het omzettarget gehaald? Scoort de inkoop goed genoeg? Hebben we niet teveel personeelskosten gemaakt? Hoe lopen de overige kosten ten opzichte van de begroting.

Het inzicht in de cijfers zorgt er uiteraard niet voor dat het direct ook beter gaat, maar als er iets niet goed gaat weet je in ieder geval waar je moet gaan kijken! Het bedenken van een oplossing wordt dan ook een stuk eenvoudiger.

Niek Timmermans, adviseur bij Van Spronsen & Partners horeca-advies. Niek is te bereiken via niektimmermans@spronsen.com of telefonisch via 071 541 88 67 of via LinkedIn.