Een blog van Leonie van Spronsen over de maakbaarheid van automatisering, haar conclusie: automatisering werkt als u dat ook doet. In de praktijk blijkt automatisering niet altijd zaligmakend te zijn.

Als consument maar ook als zakenvrouw in deze wereld wordt ik doodgegooid met reclames over automatisering. Facturering? Automatisch mogelijk met deze app. Sparen zonder na te denken? Hier een nieuwe bankapp die dat organiseert! Je kat voeren? Daar is een automatische voederbak met timer voor! Nadenken of iets onthouden? ChatGPT! Ook in de horeca gaan er constant stemmen op dat de focus volledig moet liggen op het automatiseren van de organisatie. Dat brengt mij bij de volgende vraag:

Kan software alles over nemen in de backoffice van de horeca?

In ons familiebedrijf Van Spronsen & Partners Groep doen wij horeca-administratie, horeca-salarisadministratie en horeca-advies. Dit soort automatiseringsinitiatieven zien wij dan ook constant voorbij komen. En in veel gevallen is daar ook winst mee te behalen.

Bij onze adviestak hebben we het dan bijvoorbeeld over software voor het automatiseren van revenu management die voor grote maar zeker ook voor kleine logiesbedrijven in de gaten houdt hoe de bezetting zich ontwikkeld om de prijs constant op een optimaal niveau te houden. Een fantastische vorm van automatisering die over de linie kan zorgen voor een extra dot omzet dat in de regel vaak pure winst is. Kan ik alleen maar toejuichen.

Bij de horeca-administratie en salarisadministratie zie ik echter een ander patroon. Uiteraard gaan veel horecaondernemers ook geloven in de pure maakbaarheid van automatisering in hun administratie. Zij nemen constant de reclames en de verhalen tot zich. Ik wil echter enkele ervaringen delen die wij hebben met klanten die toch een anders beeld scheppen:

• Zo hebben wij een klant in de administratie die haar salarisadministratie regelt via een automatiseringssoftware. Het afgelopen jaar hebben wij in die administratie gezien dat zij hiervoor 43 journaalposten opnamen in 2025. Dat betekent dat in plaats van één journaalpost personeelskosten per maand, oftewel 12 journaalposten per jaar, er 31x een correctie is doorgevoerd nadat de stroken gedraaid waren. De energie die gaat zitten in gemiddeld 2,5 correcties per maand, nog na het volledige proces? Ik wil het niet weten.
• Daarnaast hebben wij een aantal klanten die in 2025 hun eerste volledige jaar bij ons als klant hebben doorgebracht. Bij overgang kregen zij voortaan elke maand een totaaloverzicht met omzet, kosten en resultaat. Na een paar maanden namen sommigen contact op met de vraag of dit ook realtime kon, dat hadden zij eerder meegemaakt en vonden zij prettig.
  Nu zijn er natuurlijk voldoende software pakketten die dit mogelijk maken. Wij gingen het gesprek hierover aan en vroegen wat zij daar dan mee deden. Zo hielden zij elke dag hun winstgevendheid in de gaten gaven zij aan. Nu weet ik niet of u als lezer ervaring heeft met administreren, maar dat is een illusie. Dan moet je namelijk ook precies weten welke crediteur er al gefactureerd heeft en welke nog niet? Welke facturen van uw bedrijf zijn er al verwerkt en welke nog niet? Na een jaar met snelle, accurate en vooral complete maandoverzichten geeft deze klant aan een veel beter inzicht in zijn cijfers te hebben dan ten tijde van het “realtime inzicht”. Geen verrassingen in de jaarrekening besprekingen en alle ruimte om plannen te maken voor de investeringen die hij wil gaan doen met zijn winst.

Conclusie | Automatisering werkt als u dat ook doet

Dit soort voorbeelden zien we constant in de praktijk. Dat is niet om te zeggen dat we niet moeten automatiseren in onze branche, er is van alles te automatiseren wat veel winst oplevert. Waar we echter voor moeten waken is het idee dat alles automatisch door apparaten acuut en correct kan worden gedaan. Hopelijk wordt dat mogelijk in de toekomst, maar voor nu lijkt het er op dat het aloude “automatisering werkt als u dat ook doet” voorlopig nog wel even op gaat.