28 november 2023 – Jeroen Boon blogt over het boekhoudkundig fenomeen de ‘kas’, volgens hem hebben die ondernemers die deze omzetverantwoording als hun eigen portemonnee beschouwen minder kasverschillen.

De kleine kas is uw portemonnee

Bijna in elk gesprek met ondernemers komt het beleid rond hun ‘kas’ wel ter sprake. Het is zo makkelijk om even geld uit de kassa te pakken om een kleine boodschap te doen of een leverancier te betalen. Dat deze uitgave ook in de boekhouding verantwoord moet worden blijft een lastige opgave. En ik kan u garanderen dat er veel ondernemers met niet kloppende kasuitgaven worstelen, ongeacht het feit dat steeds minder cash wordt betaald.

Vandaar ook dat wij altijd adviseren om als ondernemer elke dag de kas op te maken. Gewoon een Excel bestand waarin u de omzet, de ontvangsten per bank, creditcards, debiteuren, kasuitgaven onder elkaar zet. Hetgeen overblijft moet in uw kassa zitten. Een positief verschil is vaak fooi en als er geld ontbreekt moet je als ondernemer gaan speuren. Is er een leverancier betaald met kasgeld? Heeft er iemand geld uitgenomen om een kleine boodschap te doen? Is er teveel teruggegeven aan een gast? Is het zo’n groot bedrag dat je aan stelen gaat denken?

Hoe dan ook bespreek dit zo snel mogelijk met de medewerkers die toegang hebben tot de kassa. Hoe eerder u dit doet, hoe groter de kans dat zij zich nog herinneren wat er is gebeurd. Want wat er ook gebeurd als u kasgeld mist, is er maar één iemand die dit voelt in zijn of haar portemonnee: de ondernemer. Niemand heeft er een boodschap aan dat u de gerealiseerde omzet niet helemaal heeft ontvangen. Uw medewerkers, leveranciers, de belastingdienst en uw financiers ze willen allemaal gewoon betaald worden. Dus wordt het kasverschil als een privé opname geboekt.

Kortom zorg voor een dagelijkse kloppende kas en bespreek ‘kleinere’ verschillen met uw medewerkers. Het is nogal makkelijk om slordig om te gaan met andermans portemonnee.